activité E INF 6107

INF 6107

Travail activité E

Le milieu choisi pour cet essai est le cégep de Sainte-Foy et de façon plus spécifique le département de soins préhospitaliers d’urgences. Le département se compose d’environ 12 professeurs, 10 techniciens en travaux pratiques et d’environ 200 étudiants. La structure de communication se compose ainsi :

• Chaque employé dispose d’un poste téléphonique
• Chaque employé dispose d’une adresse courriel
• Chaque employé dispose d’un  accès au portail Omnivox
• Chaque professeur dispose d’un accès au portail LEA
• Chaque étudiant dispose d’un accès au portail Omnivox

Omnivox est un produit québécois réalisé par Skytech Communications en étroite collaboration avec le réseau de l'Éducation. Omnivox est conçu pour les établissements d'enseignement tant secondaire et collégial qu'universitaire.

La plateforme Omnivox permet de centraliser sous un même toit tous les services informatisés disponibles dans un établissement. En tant que principal point d'accès sécurisé des services informatiques d'un établissement, Omnivox

• facilite l'accès et l'apprentissage de services informatisés auprès des étudiants et des employés
• Facilite la diffusion d'information d'intérêt particulier ou général au sein des personnes de votre établissement

C’est donc à partir du portail omnivox que circule l’ensemble des informations destinées à la communauté étudiante et des employés. Par le biais de ce portail, je sais si j’ai un nouveau courriel, si j’ai un nouveau Mio, des documents importants distribués par le collège en attente. J’ai également accès aux nouvelles d’intérêt public distribuée par le cégep.

Dans les moyens un peu plus traditionnels, il y a un système du courrier interne et tous les employés disposent d’une boite postale.

Quels sont les rôles et les besoins des acteurs ? Où est dirigée leur attention ?

Près de 8 000 étudiants fréquentent le Cégep de Sainte-Foy à l'enseignement régulier et à la formation continue. C’est donc une communauté de plus de 10 000 personnes en y incluant les employés. Le flot de communications est donc très important. Voyons quels sont les rôles et les besoins des principaux acteurs.

• Les étudiants : Le principal besoin d’un étudiant est de pouvoir communiquer avec ses professeurs. Que ce soit pour des questions ou pour transmettre ses travaux via la plateforme LEA disponible par Omnivox.  
• Les professeurs : Le principal besoin du professeur est de communiquer avec ses étudiants. Il se sert également de LEA pour transmettre les résultats des étudiants. Tout comme les autres employés du collège, ll reçoivent les informations de la communauté sur sa page omnivox. L'ENVIRONNEMENT PROFESSEURS-ÉTUDIANTS 
  Léa est un environnement où se retrouvent, sous un même toit, des services visant à agrémenter l’expérience d'enseignement et à faciliter la communication les étudiants.

Cet environnement permet de distribuer des documents aux étudiants (tels que le plan de cours, des notes de cours, des exercices, etc.), remettre les notes d'évaluation, consigner les absences et retards, transmettre des messages aux étudiants et en recevoir.

Tous ces outils visent un but bien précis: faciliter la communication avec les  étudiants tout en vous simplifiant la vie du professeur.

• Les employés de soutient : Communique avec les différentes unités administratives du cégep avec de réalisé sont travail. Certains employés comme les techniciens en travaux pratiques ont également besoin de communiquer des informations aux étudiants.
• La direction : Cette composante doit communiquer avec l’ensemble de la communauté collégiale.  Un exemple simple, annoncé la fermeture du cégep lors d’une tempête de neige!
• Les départements : Composés, des professeurs, des employés de soutien et des étudiants communiquent ensemble pour assurer la bonne marche du département. La communication entre les intervenants contribue à la vie départementale. Les outils sont très variés : SMS, Doodle, Facebook, tableau d’affichage.

Sur quoi repose la pérennité des structures actuelles 

La pérennité des structures actuelles repose sur l’adhésion des différents acteurs composants la communauté collégiale.  Le noyau central de cette structure tourne autour de la plate forme Ominvox. C’est d’ailleurs le seul moyen de communication qui rejoint l’ensemble de la communauté. À titre d’exemple, les étudiants et certaines catégories d’employés comme les gens de l’entretien ménager n’ont pas de poste téléphonique. C’est un système qui est modulable et qui est en évolution constante. Il y a deux ans c’est greffé le service Omnivox finance. La plateforme des Services Clara Finances permet aux employés du Collège de participer aux différents processus financiers qui les touchent directement (tel que la saisie d'une demande d'achat, l'approbation d'une demande d'achat, la gestion du budget) par le biais d'une interface web. Cette interface web remplace un système de gestion obsolète et élimine les formulaires papier. Certes il a fallu un certain laps de temps pour que les employés apprivoisent cette nouvelle façon de faire, mais maintenant que le système est bien en place, il est bien apprécié.

Certains départements ayant des besoins spécifiques de gestion d’inventaire et d’équipement bénéficieront dans un avenir proche d’un outil de gestion d’inventaire accessible à partir du portail omnivox.

Cette périnété passe aussi par l’innovation des différents départements à mettre en place des moyens de communication efficaces pour rejoindre leur communauté. Le service  des ressources matériel n’a pas les mêmes besoins que le département de français.

Quelles tendances pouvez-vous observer à ce stade ?

Le cégep de Sainte-Foy tout comme la plupart des organisations, n’échappe à la vague des réseaux sociaux . À partir de la page d’accueil du cégep, il est possible d’accéder à la page Facebook du cégep, la chaine You Tube, le compte Twitter et de s’abonner au fils RSS du Cégep de Sainte-Foy. Toujours à partir de la page d’accueil, il est possible d’accéder au blogue de la directrice générale. La directrice explique ainsi la raison de ce blogue : avec ce blogue, je souhaite établir un dialogue entre Notre Cégep, les acteurs de la région, mais aussi ceux du Québec. Des acteurs soucieux de la qualité de l’éducation et de la formation de la main-d’œuvre. Des personnes qui croient à la contribution de l’enseignement supérieur au devenir social, économique et culturel du Québec.

Ce blogue, c’est aussi une occasion d’alimenter le dialogue au sein même de Notre Cégep. C’est un espace pour nourrir notre réflexion sur les enjeux qui le touchent et sur la mise en œuvre de notre mission. C’est un endroit où partager nos préoccupations à l’endroit d’un milieu d’études et de vie stimulant et enrichissant pour tous, étudiants, au premier plan, et employés.

J’adopterai, dans ce nouvel espace de communication, une approche plus personnelle, distincte de l’approche de communication institutionnelle. Je vous invite à y participer. Il me fera plaisir de vous lire et de nourrir les interactions que le blogue génèrera.

 Au niveau du département de soins préhospitaliers d’urgence cette tendance est également présente. Pour rejoindre facilement les nouveaux étudiants qui sont au nombre de 84 par année, une page Facebook est ouverte afin de permettre aux nouveaux de se retrouver par le biais des réseaux sociaux. C’est une façon efficace de rejoindre ce type de personne. En effet, utiliser les médias sociaux représente l’une des activités les plus courantes chez les jeunes d’aujourd’hui. Un récent sondage mené aux États-Unis démontre que 51 % des adolescents se connectent à leur réseau social favori au moins une fois par jour et que 22 % des jeunes le font plus de 10 fois quotidiennement (Common Sense Media, 2009). Les sites comme Facebook, YouTube ou Twitter, qui se sont développés à grande vitesse au cours des dernières années, s’avèrent hautement populaires auprès des jeunes, notamment parce qu’ils leur offrent l’opportunité de se divertir, mais également de communiquer entre eux (O’Keeffe et Clarke-Pearson, 2011). Au bout de quelque semaine, les étudiants délaissent graduellement cette page officielle au profit d’autres initiatives personnel. Ce n’est pas grave, car l’objectif principal est atteint, ils ont communiqué entre eux!

Quelles sont les forces ou les volontés sous-jacentes à ces tendances?

Les maisons d’enseignements tous comme les entreprises on adopter les médias sociaux dans leur stratégie de développement d’entreprise. Les cégeps comme les universités sont en compétitions comme les entreprises privées pour recruter des clients.  Qu’on le veuille ou non, aujourd’hui on se doit d’être présent sur les réseaux sociaux et c’est d’autant plus vrai pour attirer les jeunes.

 Selon une étude de GlobalWebIndex portant sur les activités en ligne dans le monde, au quatrième trimestre 2012 les internautes canadiens ont consacré 25 % du temps passé d’Internet au réseautage social, soit environ une heure et demie par jour.

Il est intéressant de constater que les microblogues (comme Tumblr) et les blogues occupent quant à eux près de 15 % du temps passé en ligne, ce qui démontre l’importance de ces canaux trop souvent négligés. Associés aux réseaux sociaux, ils démontrent l’importance du Web social pour les consommateurs au Canada dans leur vie numérique quotidienne. En ce sens, eMarketer estime que cette année, 17,7 millions de personnes au Canada vont utiliser les sites de réseaux sociaux au moins une fois par mois, soit 51,2 % de la population totale, et 18,5 millions d’individus en 2014.

Lors d’une conférence en Californie en avril dernier, certaine sommité du monde des médias sociaux dont  Guy Kawasaki, Chris Brogan, Mari Smith, Jay Baer, Mitch Joel et plusieurs autres ont ciblé les tendances de l’heure en matière de médias sociaux :

o       Le blogue : À chaque année, le site Social Media Examiner publie un rapport sur l’état des médias sociaux et leur utilisation par des milliers de spécialistes marketing en Amérique du Nord et en Europe. Dans son plus récent rapport 2013, à la question “quel est le média social qui vous préoccupe le plus?”, la réponse donnée peut paraitre surprenante: le blogue. 

o       Le podcast : Autre trouvaille de ce plus récent rapport: on cherche de plus en plus à en savoir sur le podcast, et comment l’utiliser dans une stratégie marketing numérique. Ainsi, même si seulement 3 % des marketers sondés disaient utiliser le podcast dans leur stratégie en 2012, près de 24 % souhaitent en savoir plus en 2013! Pourquoi cet engouement soudain? Notons deux facteurs en particulier. D’une part, la pénétration massive et le taux d’adoption des téléphones intelligents et appareils mobiles permettant de télécharger des podcasts pour écoute ultérieure ou durant des activités. D’autre part, on remarque que plusieurs manufacturiers automobiles intègrent cette technologie dans les paramètres de base sur les nouveaux modèles. Pour passer le temps lors de vos déplacements en voiture, écouter un podcast devient une option plus “productive” que simplement syntoniser un poste de radio populaire...  

o       You tube : On constate effectivement un engouement qui ne se dément pas envers la vidéo, au contraire. Rappelons qu’YouTube est considéré le 2e moteur de recherche au monde et, depuis peu, le premier moteur de recherche en voyages chez les 18-24 ans!

Comme YouTube fait partie de la famille Google, il devient d’autant plus pertinent d’élaborer une stratégie de mots-clés et de contenu afin de définir son rôle dans votre écosystème de marque en ligne. 

o       La niche : Selon Technorati, 54 % des consommateurs sondés estiment que les petites communautés ont plus d’influence que les larges forums publics. Ce qui veut dire qu’il vaut mieux avoir une petite communauté qui discute, commente et partage vos publications, photos, promotions et questions, qu’une page Facebook avec 100,000 admirateurs dont une portion a été obtenue par l’entremise de concours à répétition ou, pire encore, par l’achat d’admirateurs sur des sites en ligne.

Je crois que comme maison d’enseignement, le cégep de Sainte-Foy devra continuer d’aller de l’avant avec l’utilisation des médias sociaux tout en insistant sur les points nommés plus haut. Les départements devront également travailler en fonction des ces axes de développement.

Qu’entrevoit-on en extrapolant à partir de ces tendances, à distance d’un an ? De cinq ans ? De vingt ans ?

Au cours de la prochaine année, je crois que le cégep va miser sur les assises qui sont déjà en place et que les applications telles que Facebook, Twitter et You tube prendront de plus en plus de place. C’est plutôt dans les départements d’enseignement  que c’est outils devront se développe. Cela sera grandement  facilité   par la volonté des étudiants d’utiliser ces médias d’information plutôt que les moyens traditionnels.

À plus long terme, dans 5 ans, je crois que les appareils mobiles qui sont maintenant mal vus par les enseignants seront de plus en plus intégrés dans les classes. C’est une réalité que ne  peu plus ignoré. Une récente étude réalisée en ligne auprès de 1000 Canadiens en début d'année, environ 56 % des adultes possèdent un téléphone intelligent, ce qui constitue un bond de 23 % par rapport aux données compilées au début de l'année 2012. Déjà en effervescence, le développement d’application mobile à caractère pédagogique va certainement progresser très rapidement.

À plus long terme encore soit dans un horizon de 20 ans, je crois à une intégration complète des Médias sociaux et des appareils mobiles. On assiste déjà a la lente agonie du PC comme ont le connais au profit de la tablette électronique et le téléphone intelligent. Ces outils feront donc partie du paysage des maisons d’enseignements, mais également je crois en une percée dans toutes les sphères de notre vie.

Liens

http://www.cegep-ste-foy.qc.ca/csf4/index.php

http://techno.lapresse.ca/nouvelles/mobilite/201307/29/01-4675079-les-canadiens-accros-a-leur-telephone-intelligent.php
http://www.skytech.com/
http://www.parl.gc.ca/content/lop/researchpublications/2010-03-f.pdf
http://tourismexpress.com/nouvelles/4-nouvelles-tendances-sur-les-medias-sociaux